仕事を高速化する時間割の作り方

複数のタスクを同時に抱えている人に効果的な仕事術&時間管理術

「今日もまた残業・・・」「必要な資料がすぐ出てこない・・・」「仕事術の本ってありすぎて、逆に何がいいかわからない・・・」

働き方改革が本格的にやってこようとしています。しかし、業務量は減らないのに残業ができなくなって、とても困るという声も聞かれていますね。業務量の見直しというのは考える必要があるかもしれませんが、あなた一人でできることではありません。

そこでまず取り組んで頂きたいのが、仕事の効率化。やり方によっては、大幅に仕事の時間を圧縮することができるのです。

仕事を高速化する時間割の作り方

今回紹介するのは、ビジネスメールコンサルタントとして有名な平野友朗氏の「仕事を高速化する時間割の作り方」という本。複数の仕事を同時並行的に抱えている人(案件Aとブログの執筆、日常業務、営業先への訪問など)には、とても参考になるノウハウが書かれています。

その中で、私も実践してみて「これは使える」と思ったノウハウを2つ紹介します。

 

1、 ノートではなく、A4用紙+クリップボードを使う

ノートに記録を取ると、情報量にともない冊数が重なり、検索するのが大変になります。中にはメモはしたけど不要になる情報も少なくありません。そこで活用したいのがA4用紙+クリップボード。

著者の平野氏はA4のコピー用紙と書いてありますが、私はA4プロジェクトペーパー(方眼)を使っています。無地がいいか方眼がいいか罫線がいいかは、好みにもよると思うので使いやすいものでいいでしょう。私が使っているのはこれです↓
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A4用紙だと、案件ごとにファイリングするのにも便利ですし、不要になれば捨てられるし、とても便利です。

あと私にとって使い勝手がいいポイントが、片手で書きやすいということ。ノートだとどうしても開いた箇所が山なりになってしまって、片手で抑えていないと書きにくいんですよね。プロジェクトペーパーだとそれがないのです。

片手で書けるという観点でいうと、クリップボードもプラスチックの安いものではなく、少し高くなりますが合皮の高級感のあるモノの方が滑りにくく、おすすめです。私が使っているのはアマゾンでは見当たらないのですが、これと同じようなものです↓
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2、 googleカレンダーで時間割を作る

本書のタイトルにもなっているので、これがメインのノウハウです。私も早速試してみたところ、本当に使えます。販売や顧客対応など、自分で時間をコントロールできな業務の人には向いていないかもしれませんが、ある程度自分で予定を組める業務の人は、ぜひ試してみてください。

実際に私のカレンダーのスクリーンショットをお見せします。

これが「時間割」です。

私は平野氏のノウハウを少しアレンジしています。まず、同じカテゴリーの業務を色分けしました。毎日行うルーティーンは水色、ブックレビュー関連の業務は緑、速読講座のサイト関連業務は紫などです。

そして、その業務が終わったら赤に変えていきます。その時のポイントが、予定と違う時間に開始・終了したら、実績の時間に直して赤にすること。そうすると、実際の仕事時間のログが取れるのです。今後の作業時間の目安が作りやすくなります。

ここまでやると「なんか窮屈そう」と思うかもしれませんが、逆です。実際にはこうした方が全然楽です。平野氏も書いてあるように「無感情で、考えず、予定通り行動するだけ」になるからです。

「あれをやろうかな、でもこれもしないといけないし。でも、めんどくさいな」というような感情を一切排除し、淡々と、粛々とこなすだけ。だから、習慣化の本などで言われる「Will パワー」を消費しなくて済むのです。

性格的な向き不向きはあるかもしれませんが、試してみる価値はありますよ。

 

他にも、仕事を効率良く進めるためのノウハウがたくさんあります。もともとビジネスメールのコンサルタントをされている方なので、メールに悩んでいる方は必読。

仕事の効率化を図りたい方は、ぜひ読んでみてください。

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【今日のアクションプラン】

  • A4コピー用紙かプロジェクトペーパーとクリップボードを用意する
  • googleアカウントを持っていない人はアカウントを作り、googleカレンダーにすべてのスケジュールを入れる

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